ルールをつくって発注をスムーズに。賃貸管理の「いつまで待たせるんだ!」を減らすならフローの見直しを。
待たせすぎ、を減らせれば、クレームが減って業務時間も短縮
みなさん、こんにちは!
プロコール24現役オペレーターの「Dすけ(でぃーすけ)」です。
さて今回も引き続き、私たちのミッションである「クライアント様(管理会社様)の賃貸管理業務の効率化」という観点から、管理会社様の「もったいないなぁ! おしいなぁ!」という部分について改善策を考えたいと思います。
差し出がましくはありますが、管理会社様の仕事がスムーズに回るようになることは、私たちにとってのハッピーなのです!
発注までの時間が長すぎることで、入居者様からの更なるクレームに発展!
今回注目したいのは、入居者様から設備不具合の連絡が入った際の修理発注の流れについてです。
「今朝から急にトイレのタンクから水が漏れるようになって…、どうしたらいいですか?」
皆さんも経験があるかと思いますが、オーナー様の負担で修繕になるのは明らかであるのに、オーナー様から了承を得られないために発注ができない!入居者様を待たせてしまう!なんてことは、よくありますよね。
また、現地から修理業者の方が連絡をくれていたにもかかわらず、自分が連絡に気付かなかった or 別件で手いっぱいだった、などの理由で電話に出られず、業者と入居者様が現地で待ちぼうけとなり、更なるクレームに発展…、こんなケースも多いと思います。
そしてこのような問題は、私たちプロコール24がお手伝いする中でもたびたび発生しています。
「現地訪問している修理業者から、このまま修理作業を進めたいと連絡がありました。費用は〇〇円程度とのことです。入居者様からも、困っているから早く修理してほしいと催促されています。発注して構いませんか?」
「いやー…、その物件、オーナーさんが結構お金に厳しい方で、必ず発注の前に確認を取らないといけないんですよ。すぐに確認して、連絡しますね!」
30分後――。
「現地の業者から、早く指示が欲しいと催促の連絡がありました。いかがでしょう、発注して構いませんか?」
「うーん、まだオーナーさんと連絡が取れていないんですよ。このオーナーさん、なかなか連絡が取れないんですよねー。……ひとまず、「見積もり」だけで済ませちゃってもらえますか?」
「えっ、でもこれほぼ確実にオーナー様負担の修理ですよ? 出張費も二重にかかりますが…」
「うーん、そうなんだけど、そうは言ってもねえ」
即時対応してもらえないとのことで、私は仕方なくその回答を業者に連絡…。
すると、間髪入れずに入居者様から入電が。
当たり前ですが、目の前に修理業者がいて、今すぐ直してもらえそうなのに、こちらの都合で直してもらえない入居者様からは、強烈なお怒りのお言葉が――、
オーマイガー!!!
Dすけは入居者様の対応に奔走するのでした…。
金額が問題なら、オーナー様と「金額」についてルールを決める
さてこの問題、管理会社様にとっての「あるある」だと思いますが、なかなかどうして解決が難しいですよね。
入居者様は自分に落ち度がないこと、オーナー様負担での修理となることがと分かっています。待たせれば待たせるほどクレームになるのは当然です。
しかし!
修理費用を払うのはオーナー様である以上、管理会社様が勝手に発注するわけにいかないことも分かります。どれだけ入居者様に怒られようと、承認が得られるまで動けないのはどうしようもないことです。
ですがこのジレンマ、どうにか解決できないものでしょうか?
だってこの状況、待たされる入居者様にとっても、怒られる管理会社様にとっても、いたずらに入居満足度を下げているオーナー様にとっても、相当に「もったいない!」なのです。
そこで、Dすけからのご提案です。
最善の解決策、とまでは言えないかもしれませんが、Dすけは、とある管理会社様(X社さん)が実施している、あるルールを思い出しました。
そのルールとは、
通称、「2万円ルール」です!
簡単に言ってしまうと、まず管理会社として、オーナー様から「2万円以下の工事の発注権限」を頂戴してしまいます。
そして業者の方には、手配の際に「費用が2万円以下であれば即時発注します」とお伝えしたうえで現場に向かってもらいます。
たったこれだけです。
X社さんでは、この2万円ルールで手配を行うようになってから、業者さんからの確認の連絡が減っただけでなく、入居者様からのクレームも減りました!
なにせ、手配が驚くほどスムーズです。
「今、現地に来ています。水漏れが酷いんで、即修繕したいんですよー。入居者過失はなさそうです」
「そうですか。費用はおいくらですか?」
「これだと18,000円ですね」
「発注でお願いします」
これだけで終わりです。素晴らしい!
もちろん、この「2万円ルール」を適用するには、各オーナー様に事前に承諾を得ておくというハードルはあります。交渉したところで認めてくれないオーナー様もいらっしゃるでしょう。
しかし!
大半のオーナー様がこのルールを受け入れてくれたなら、業務はずっとスマートになります。
加えて、これからさき何年も、何十回・何百回と同様の修理は発生するのです。そのたびにこの確認・承認作業で苦しめられると考えれば、一度だけそれなりの労力をかけて、オーナー様に運用方法の交渉をして回るほうが効率的ではないでしょうか。
板挟みの要素を取り除いて、誰もがハッピーに。
入居者様とオーナー様の間で板挟みになる苦労、コールセンターで一緒に戦う私たちもよく分かります(笑)。
そして、だからこそ私たちプロコール24は、管理会社の皆さんに、こうした「根本的解決」をご提案します。管理会社様のハッピーは、私たちにとってのハッピーなのです。
ルールを作って、入居者様も管理会社様もオーナー様も、ハッピーに!
ルール作りと聞くと面倒くさそうに感じますし、仕事がしにくくなるイメージもありますが、ルールとは本来、業務の流れを整理して仕事をしやすくするためのもの。
私たちが仕事をお手伝いする際は是非、ルール作りも一緒にお手伝いできたらと思います。
プロコール24は、そしてオペレーターDすけは、今後も管理会社の「頼れる右腕」を目指して頑張ってまいります♪
SYSTEM
案件確認システムのご紹介
プロコール24では、対応報告書のダウンロードや
クレーム進捗管理、各種計数の把握等が可能な
独自の入電管理システムをご用意しております。
COLUMN & CASE
コラムと事例紹介
-
事例
プロパティエージェント株式会社
東京都新宿区に本社を置き、3400戸を管理。設備トラブルへの駆けつけ対応や、入居者対応の負担軽減のため、導入に至る。
記事を読む
-
事例
株式会社a-Net
愛知県岡崎市に店舗を置き、2200戸を管理。入居者対応の負担を減らし、オーナーとの相談業務に使える時間を増やすため、導入に至る。
記事を読む
-
事例
株式会社ティーネットワーク
東京・埼玉に店舗を置き、1600戸を管理。「ふるさとまちづくり」の実現に向け、入居者対応の負担を軽減するため、導入に至る。
記事を読む
-
コラム
【特別インタビュー】賃貸管理会社の最優先事項! 繁忙期 対策が年2回の大きな 離職危機 を救う
毎年かならずやってくる賃貸業界の「繁忙期」。売上獲得の陰に隠れる離職危機について、コンサルタント 金井俊樹さんに聞きました。
記事を読む
-
事例
加和太建設株式会社
静岡県三島市で約2300戸を管理。地域に暮らす入居者様に高品質なサービスを安定して提供するため、導入に至る。
記事を読む
-
事例
三和エステート株式会社
福岡・東京に事務所を構え、8700戸超を管理。オーナー様対応の時間創出のため、賃貸管理業のスタート時から導入。
記事を読む
-
コラム
【特別インタビュー】適材適所 こそ基本にして究極。社内人材の適切な活用が 企業成長 への近道になる
賃貸業界でも課題とされる「人材不足」。人材難の中で企業が成長するための方法をコンサルタント 萩原耕平さんに聞きました。
記事を読む
-
事例
響不動産リサーチ株式会社
大阪市で1000戸管理、部署人数6名。業務量の軽減とサービス品質の維持のため導入に至る。
記事を読む
-
コラム
【特別インタビュー】1年中が 繁忙期 に!? 入居者対応の傾向と賃貸管理会社がとるべき対策は?
コロナを経て急変する賃貸管理業界。入居者対応のトレンドを経営企画部部長 先原秀和さんに聞きました。
記事を読む
-
事例
川木建設株式会社
賃貸管理をゼロからスタート。プロコール24で業務効率化とオーナー満足度向上を実現。
記事を読む
-
コラム
誰でも対応可能な業務を増やす。属人化 を排して効率化を叶えるにはオペレーションの単純化がカギ!
いつの間にか複雑化する日々の仕事。シンプルにすれば会社がスムーズに回り出す!?
記事を読む
-
コラム
アナログ業務、いつまでやる!? ダメダメ管理会社の経験者が語る、できる賃貸管理会社の条件③
できる管理会社はデジタル利用が上手。特に「情報伝達」は差の出る分野です。
記事を読む
-
コラム
【特別インタビュー】賃貸管理で勝ち抜く鍵は、 アウトソーシング の活用にあり
競争が激化する賃貸管理業界。勝ち抜くための施策をコンサルタント 高橋宏さんに聞きました。
記事を読む
-
事例
株式会社ジャパンマーケティング
入居者対応で多忙を極める社員の負担軽減のためにプロコール24を選択。
記事を読む
-
コラム
入居者心理を知れば百戦危うからず! 相手の 心理的欲求 に合わせた最小限の対応でクレーム炎上を回避せよ。
入居者の希望を叶えたはずなのに、なぜかクレームが大炎上。相手の本音を探れていますか?
記事を読む
-
コラム
真面目に全部やる、が正解とは限らない!? ダメダメ管理会社の経験者が語る、できる賃貸管理会社の条件②
できる管理会社は重要な仕事を進めるのがうまい。それは「任せられる仕事は任せる」の裏返しです。
記事を読む
-
コラム
8割くらいは残せてる? ちょっとした情報も会社の財産。管理の記録と報告を徹底して隙のない賃貸管理を実現。
経営資源である「ヒト・モノ・カネ・情報」を社内に残せる工夫、できていますか?
記事を読む
-
コラム
求めるべきは情報の解像度!ダメダメ管理会社の経験者が語る、できる賃貸管理会社の条件①
できる管理会社の大前提、それは「解像度の高い現場把握」から始まります。
記事を読む
-
コラム
賃貸管理会社 は、物件担当制にせよ業務担当制にせよ「弱点」を把握し対策すべき。
迅速かつ正確な対応を可能とする物件担当制。でも失敗時のダメージも大きいんです。
記事を読む
-
コラム
賃貸管理会社の大繁忙期「 エアコン故障 の7・8月」をスムーズに乗り切るために今できること。
入居者様からの連絡数、実は7月は2~3月と同じくらいになるってお気づきでしたか?
記事を読む