資料請求
お問い合わせ

×

Copyright © Owner's Agent Inc.
ALL Right Reserved.

2021.08.31

真面目に全部やる、が正解とは限らない!? ダメダメ管理会社の経験者が語る、できる賃貸管理会社の条件②

プロコール24をご利用の皆さんから「できる管理会社」のヒントを探る

いつもの業者さん
「○○さんいますか? △△って物件の修理の件で確認したいんですけど」
ハルカ
「生憎、○○は外出しておりますので、戻り次第折り返します」

 

いつものように、備え付けのノートに折り返し先を記載。

このノートは、外出の多い管理担当者のために設けられた、アナログな電話連絡帳。

出先から戻ってきた担当者は、まず電話帳を見て折り返しの連絡をするところから業務スタート。

日によっては数時間不在なだけで10件以上の折り返し。

仕事を手伝いたい気持ちはとってもあるんですけどね、でも進捗状況なんにも分からないので、手伝いたくても手伝えない。私にできることといったら、電話帳にメモをするだけ。

というか、そもそもその外出が何の用件かも知らない。知っているのはどこの地域に行くかということと、何時に戻るかということだけ。

デスクに山積みになった請求書や見積書は、いつまでたっても減ることはない。

なんせ外出が多いので事務処理は後回し。

担当者の皆さんは、定時を過ぎたころになってようやく山の一部に手を付ける…。

…………。

 

はい、めちゃめちゃ暗い話から始まりましたが、2回目の登場ですこんにちは!

プロコール24現役オペレーターのハルカです。

ちなみにこちらは、私が以前勤めていた管理会社の日常の一コマです。みなさんの会社ではこんなこと起こっていませんか?

 

私の前職は不動産業界によくある(?)体育会系のイケイケな会社でした。

営業結果が全てで、残業・休日出勤バンザイ!

初めましての挨拶をしたと思ったら二度と会うことなくさようなら、も日常茶飯事。

残ったメンツが「元気があればなんでもできる!」をテーマに仲介手数料を稼ぎ、会社を回していました。そして管理部署は、冒頭のようなギリギリな状態で業務を回す…。

 

いま思えば、非常にハードな不動産会社、そしてハードな管理部署だったと思います。

だって本当に、冒頭のような状況が、当たり前のように毎日発生していたんですから。

でも当時の私は、これが、いわゆる「賃貸管理会社」なのだと思っていました。

あっという間に夜になって、また今日も残業確定。

元気があればなんでもできる。だけど、その元気もどんどん吸い取られていく感じ…。

 

だからこそ、プロコール24に入って、他の「賃貸管理会社」を知って、驚いたんです。

 

賃貸管理会社って、こんなに効率的に働けるんだ!

賃貸管理会社って、ワークライフバランスを重視した働き方もできるんだ!…って。

オンとオフのメリハリがある会社ってすごくいいですよね!

それに比べて前職のひどさといったら…。

果たして、この差はどこから生まれるのか。

今回は、「ダメダメ管理会社」にいたという貴重(?)な経験を持つハルカが、管理会社さんが効率的に働くための方法を考えてみます。

忙しすぎた前職の管理部署。売上は見合っていた?

冒頭でも述べた通り、前職の管理会社の忙しさ・ハードさといったら、それはそれはひどいものでした。

毎日の長時間労働で、体力も気力もいつも限界。

もう何から手を付けていいのか、何が問題なのかもよくわからない状態です。

ブラックな不動産屋さんって夜遅くまで働いて、休日も深夜も連絡に対応して、少ない人数でなんとかやりくりしているイメージがあります。

そのイメージのど真ん中を突っ走っていた前職の管理会社。

 

そもそも、社員に業務の負荷がかかりすぎていたんですよね。

物件の清掃や退去立会、物件の巡回、軽微な修繕、鍵交換、入居前のお部屋のチェック、エトセトラ、エトセトラ…。

実は、前職の管理会社ではこれらの業務すべてを自社の社員で行なっていました。もちろん、入居者様の電話連絡対応もすべて、です!

 

しかし、今思えば、果たしてその「全部」を自分たちでやる必要はあったのでしょうか?

 

たとえば、清掃や軽微な修繕。

プロコール24をご利用の企業様の多くは、これらの対応に専門業者を使っています。

確かに、自社で受ければ「売上」は手に入るんです。

しかし、建築部門などがあって施工部隊がいるような特殊な場合を除けば、管理部署のスタッフは「不動産屋さん」の延長なのではないでしょうか?(少なくとも前職はそうでした)

となれば、施工の仕上がりは専門業者や職人さんのほうが断然良いはずです。

確かに清掃や修繕は「管理の仕事」ではあるんですが、でも、無理に「不動産屋さん」が現地に出向いてあくせく働く必要は…。入居者さんやオーナー様も、プロの仕事のほうが嬉しいと思いますし…。

 

また、プロコール24のご利用企業様の中には、退去立会や鍵交換を外部に委託しているところもあります。なによりそもそも、私たちという「コールセンター」を活用しています。

こんなふうに前職の管理会社と、プロコール24で出会った「できる管理会社」の皆さんを比べていくと、まず気がつく一番の違いは、スタッフの皆さんが抱えている仕事の量。

なんだかぜんぜん違うんです。

そこでお待ちかね、今回の「できる管理会社とダメダメ管理会社の差」です。
それは次のように言えそうです。

できる管理会社のポイント②
「できる管理会社は、自分でやらなくていい仕事を見極めるのがうまい」

やるべき仕事をやって、手が回らないところを委託する

ところで、管理会社の仕事で一番やるべき仕事ってなんだと思いますか?

私も完全にわかっているわけではないので偉そうなことは言えませんが、弊社代表のマーク藤澤は、『オーナー様の資産の最大化こそ賃貸管理会社の最大のミッションだ』とよく話しています。

 

では、資産の最大化とは?

 

それは、つまり提案です。

 

オーナー様の資産を最大化するために、空室を早く決める。

できるだけ長く住んでもらって、少しでも多く収益をあげる。

そのための管理、そして「改善提案」をすることが、管理会社の最重要な業務ではないかと言うのです。

言われてみれば、確かにそのとおりです。

 

とはいえ、管理会社はさまざまな仕事をしなければなりません。

「提案をしたくても、忙しすぎてそこまで手が回らないんだよ!」

はい、前職の惨状を見ていますし、それは私もよく分かるご意見です。

 

ですが、このお話にはひとつ矛盾があります。

それは、提案が最重要だと分かっているのに、最初に手を付けていない(後回しにしている)という点です。

 

提案やオーナー様へのフォローが一番重要な仕事だと認識されているのであれば、その重要な仕事がおざなりになっている現状はちょっとおかしいはずです。

自分たちは一番重要な仕事に力を注いで、「足りない部分」を外部で補う…、そんな判断になるほうが自然ではないでしょうか?

退去立会や定期清掃だって賃貸管理の大事な業務です。

しかし、それよりもっと大事なオーナー様へのアクションができていないのであれば、これらは必ずしも自分たちで行わなくてはならない業務ではないかもしれません。

 

そしておそらく、私がプロコール24で出会った「できる管理会社」の皆さんは、この理論のもとに清掃や修繕、入居者様対応などをアウトソーシングされているのだと思います。

外注にはコストがかかりますが、提案によってオーナー様の資産を最大化でき、自社の利益もあがるのであれば、それは管理の理想形のひとつといえるのではないでしょうか。

自分たちのやるべきことがわかっているから、「自分たちでやらなくていいこと」も見極められる。

私的な意見で恐縮ですが、私にはここが「できる管理会社とダメダメ管理会社との分岐点」のひとつと思えるのです。

真面目に手を抜く、も正しい管理の形

今から思うと、前職の人たちは本当にまじめにたくさんの仕事を一生懸命にやっていたと思います。

ですが、できる管理会社の実情を知った今、外部リソースを利用して「いい意味で手を抜く」ができていなかった前職の労働環境に対しては、やっぱり「もったいない」と思わずにいられません。

だってハードすぎましたもの。

もしあの会社が少しでも「アウトソーシング」という選択肢を採用し、たとえば「入居者様対応をコールセンターに任せる」ということをしていれば、管理部署の皆さんも休日は家族との時間もとることもできたと思いますし、社員の定着率も上がったと思います。私も退職しなかったかもしれませんね!(笑)

 

気持ちよく働ける会社にはいい人材が集まり、いい人材が集まる会社はいい仕事ができます。

やるべき仕事と、誰かに任せられる仕事とを上手に線引きできれば、やりがいのある労働環境もつくれるはずなのです。

そして、その素敵な環境をつくるお手伝いなら、私たちプロコール24は大得意です!

社員の業務を見直すなら是非、入居者対応コールセンターの利用も検討してみてくださいね!

 

それでは以上、賃貸業界歴15年オペレーターのハルカでした。(年齢がバレる…)

SYSTEM

案件確認システムのご紹介

プロコール24では、対応報告書のダウンロードや
クレーム進捗管理、各種計数の把握等が可能な
独自のオペレーションシステムをご用意しております。

SYSTEM

もっと詳しく

COLUMN & CASE

コラムと事例紹介