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2021.09.30

アナログ業務、いつまでやる!? ダメダメ管理会社の経験者が語る、できる賃貸管理会社の条件③

プロコール24をご利用の皆さんから「できる管理会社」のヒントを探る

場所は銀行のATM。
平日の昼間は、それはもう折り返しができるほどに行列ができています。これが給料日の後だったりすると行列の長さはさらに倍になります。

そんな行列に並んでいるわたし。
そう、いつも通り、通帳に記帳するためです。

振込もあります。オーナーさんへの振込処理、各種支払い手続きも。
多い時だと十数件は振り込みます。通帳記帳も機械の中でずーっと印刷の音がしています。家賃が振り込まれる月末になると何ページ使うんですか?ってくらい印刷が続きます。

あぁ、後ろに並んでいる方々からの視線が痛い…!

銀行窓口の併設であれば何台も用意されているATMですが、ここは小さな出張所。設置されているATMは2台だけです。その1台を占拠しているのですから、視線どころか怒号が飛んできそうです。

結局、視線に耐えきれなくて、数件処理したところでまた後ろの列に並び直し…。

あぁ、なんてめんどくさい!

間違いがあってはならないので指さし確認。1件の振込ですら時間がかかります。

あぁ、本当にめんどくさい!!

………。

はい。今の時代こんなアナログ業務やってる会社ある??と思うかもしれませんが、
あるんです!

3回目の登場ですこんにちは! プロコール24現役オペレーターのハルです。

ちなみにこちらも、私が以前勤めていた管理会社の日常の一コマです。みなさんの会社ではこんなこと起こっていませんか?

 

私の前職は不動産業界によくある(?)体育会系のイケイケな会社でした。

営業結果が全てで、残業・休日出勤バンザイ!

初めましての挨拶をした翌日にさようなら、も日常茶飯事。

残ったメンツが「元気があればなんでもできる!」をテーマに仲介手数料を稼ぎ、けっこうリアルに「人力」で、会社の業務を回していました。

 

いま思えば、営業店舗も管理部署もアナログ業務のオンパレード。

競合店舗との情報交換も禁止されていたので、他の会社の情報なんて入ってくるはずもありません。アナログなやり方しか知らないから、時代についていってないことも知りません。

 

そして、だからこそ、プロコール24に入って、他の「賃貸管理会社」を知って、驚きました。

 

えっ…、賃貸管理会社って、やろうと思えばテレワーク、できるんだ!

事務所に行かなくても工夫をすれば管理業務って回るんだ!…って。

果たして、管理会社がテレワークを叶えるためのポイントとは?

今回は、「ダメダメ管理会社」にいたという貴重(?)な経験を持つハルが、管理会社さんの「脱・アナログ」の方法を考えてみます。

事務所に行く必要性はアナログ業務の割合で決まる!?

たった数年前のことですが、思い返してみれば他にもありました、アナログ業務。

たとえば、家賃の収支管理。

前の職場では家賃の収支をA4サイズの紙のファイルで管理していました。

家賃が入れば集金日と金額を記載して領収済みの印鑑を押す。

管理戸数が多ければページの厚みは10cmくらいになるので、持つだけでも一苦労です。
もちろん、ページが膨大ですから、後から収支状況を確認するのも超大変。

それから、部署ごとの収支を本社へ報告する際もすべて手書きでした。
出納帳も手書き、個々の契約明細も手書き、せーんぶ手書きでFAX送信です。

そんな業務のやりかた今時ないでしょと思うかもしれませんが
あるんです!!

これじゃあテレワークなんて夢のまた夢。

賃貸管理会社さんはコロナであっても大変だなあ。そう思っていました。

 

でも、いざ緊急事態宣言だなんだと始まってみて、びっくりしました。

だって、プロコール24をご利用の会社さん、けっこうな割合でテレワークに移行できているんです。

あの、アナログ業務だらけの環境しか知らない私にとって、それはちょっとした衝撃でした。
果たしてあの会社とプロコール24をご利用の皆さん、いったいどこが違うのか?

それではお待ちかね、今回の「できる管理会社とダメダメ管理会社の差」です。
それは次のように言えそうです。

できる管理会社のポイント③
「できる管理会社は、「スムーズな情報共有」を重要視する」

ポイントは「対社内」「対顧客」のデジタル化

テレワークの秘訣を探るにあたり、わたくしハルはまず「できる賃貸管理会社さん」の仕事のしかたを観察しました。

前職のダメダメ管理会社と何がどう違うのか。(いや、基本的に何もかもが違うのですが笑)

観察の結果、大きく3つのポイントがあるんじゃないかな、という結論に達しました。
それは次のとおりです。

 

①管理システム導入し、使いこなす

そりゃそうですよね。今の時代、これがないと何も始まらないですよね。

何はともあれ、まずは紙情報をデジタル化せねばなりません。そもそも事務所に「紙」があるから、みんなが出社しなきゃならなくなるんです。

クラウド型の管理システムを導入できれば、家でも外出先でも仕事ができます。契約処理も進められますし、業務の進捗状況も共有できます。最近は小規模の会社に向けた安価な管理システムも登場しています。将来の規模拡大をお考えなら導入しておいていいでしょう。

ただ、システムは高いって印象ありますよね。
確かに費用はかかります。でも、本当にそれは「高い」のでしょうか?

たとえば、冒頭の私のような、ATMに並んで記帳する人間の人件費。
たとえば、手書きの明細や報告書を、経理ステムや基幹システムに打ち直す人件費。

いま使っている紙の台帳だって、正確にはその保管スペース(棚)のために家賃が支払われています。加えて、その記帳する時間、入力し直す時間、紙の書類を探す時間…、多くの時間はめぐりめぐって、対応の遅れを発生させてクレームを生み出します。そしてそのクレーム処理には時間と人件費が必要で…。

考え出したらキリがないですね!

アナログ業務で発生しているコストや時間と比較すれば、システムの費用も前向きに考えられるのではないでしょうか。エクセル管理が節約とは限りません。是非、ご検討ください。

②社内の連絡手段のデジタル化

面と向かって話す方がコミュニケーションはスムーズに進む。
確かにそういう面もあるかもしれません。

でも、「そうでなくてはならない」というわけでもないと思います。
たとえば、チャットツールやIP電話を活用することでも問題はカバーできるはずです。

チャットのメリットは、なんといっても「迅速かつ場所を選ばないコミュニケーション」。
指示・相談・お願いごとが、メールより断然しやすいです。

スマホでの連絡もラクラクですし、タスク管理もできたりします。IP電話でいつでも・どこでも電話に出られる状況をつくりつつ、電話のできない状況はチャットでカバーする。事務所にいなくてもスピーディーに業務が回ります。

弊社でも社内連絡ツールとしてチャットを利用していますが、業務効率が落ちたとは感じません。
当社とチャットツールで連絡をとってくださる管理会社さんも増えましたが、皆さん反応はクイックです。入居者対応がサクサク進みます。

③顧客とのコミュニケーション手段のデジタル化

できる管理会社さんは、社内だけでなく顧客との連絡手段もデジタル対応しています。
電話やメールだけでなく、LINEなどのSNSを利用する会社も増えてきました。

設備不具合は電話でのヒアリングだけでも対応できますが、当然、写真があればより分かりやすく、メンテナンス業者やオーナーへの報告も容易になります。

もちろん写真を送るだけなら従来どおりメールでも可能なのですが…、でもメールだと容量の関係で何通かにわけて送らなきゃならなかったりと、地味にいろいろ手がかかりますよね。

その点、LINEなどを活用すればもっと手軽にデータをやりとりできて、かつ先方がそのメッセージを読んだ(受け取った)かどうかの判断も簡単。入居者にお願い事をする際も「既読スルー」をしにくい心理から、いろいろスムーズに進みます。

また最近は、退去の立会までビデオ通話で行なう管理会社も出てきました。対面で対応するのはお互いに抵抗を感じる今の時期、非対面でできるのは安心ですね。また移動時間もなくなるので効率的です。

 

…以上、3つのポイントでしたが、大きくカテゴライズすると、

・社内の情報のデジタル化
・対・社員の連絡手段のデジタル化
・対・顧客の連絡手段のデジタル化

という、3方向でデジタル化を進めていることが分かります。どこかひとつだけではなく、網羅的なデジタル化がテレワークのカギと言えそうですね!

私的な意見で恐縮ですが、私にはここが「できる管理会社とダメダメ管理会社との分岐点」のひとつと思えるのです。

最初から「社外」にいる人間に業務を任せる、という手も。

さて、今回もここまでお読みいただきありがとうございました。

最後に、蛇足になってしまうかもしれませんが、テレワーク実現の方法のひとつとして、

「外部の人間に仕事を任せる」

という手もご紹介しておきます。

だって、最初から「外」の人間に仕事を任せてしまえば、社員が「事務所の中」にいる理由がひとつ減ります。「外」で代行された仕事の結果は、同様に「外」で確認できますし、「外」からその外部組織へ指示することも可能です。

つまり何が言いたいかというと……、入居者対応をコールセンターなどに任せるのも、テレワーク実現のためのひとつの方法ということ。

特に、私たちプロコール24のご利用はおすすめですよ!笑

入居者からの電話が事務所に入らなくなれば、それだけで事務所に行く理由がひとつ減ります。
そして、プロコール24への指示や確認は、自宅にいてもカフェにいても可能。テレワークに移行する準備がひとつできちゃいます。

せっかくいまの時代に管理業務をしているのなら、この機会にぜひテレワークに挑戦してみてください!
それはきっと、オーナーにも入居者にも評価される挑戦だと思いますよ!

 

というわけで、以上、現役オペレーターのハルでした。

ちなみにテレワーク、私たちもメチャクチャ活用しているのですが、個人的にはメイクも服装も「それなり」で大丈夫になって、睡眠時間も確保できて、自分時間が増えたのが最高♡だと思います。笑

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