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2021.09.28

【特別インタビュー】賃貸管理で勝ち抜く鍵は、 アウトソーシング の活用にあり

他分野からの参入も増え、競争が激化している賃貸管理業界。 勝ち抜くための施策を、オーナーズエージェントのコンサルタント 高橋宏さんに聞きました。(インタビュアー:岡部恵子)

  • 高橋 宏

    オーナーズエージェント株式会社 コンサルタント

    大手賃貸仲介会社にて店長を務めたのち、賃貸管理会社にて空室募集部署、管理受託部署を統括。コンサルタントとしては、管理戸数拡大、空室率改善、社内業務効率化等の支援を得意とする。

賃貸管理業界の動向は、ここ数年どのような状態なのですか?

高橋:そうですね。安定したストックビジネスに魅力を感じて、賃貸仲介会社や収益物件の売買会社、建設業界と、これまで管理を手がけてこなかった業種の新規参入が目立つようになった印象です。

一方で、既存の賃貸管理会社もビジネス拡大を図っており、各エリアで新旧管理会社による物件の争奪戦が起こっています。「管理戸数が伸び悩んでいる」と苦しむ賃貸管理会社様も増えてきました。

コンサルで多くの会社様を回る中で、やはり問題点として浮かび上がってくるのは、業務過多によって「受託」に注力できない実態です。この業界の特性でもありますが、物件担当者がリーシングから入居者対応、物件修繕、出納、オーナー様対応まで、多岐にわたる業務を一括で請け負っているケースが大半なので、市場の変化や季節的な繁閑など、ちょっとした変化であっという間に煩雑な業務に追われるかたちになってしまいます。

特にコロナショック以降は騒音などのクレームも増加しており、また直接会うことの難しくなったオーナー様との交渉などを行なっていると、気づいたらもう夜……ということが日常茶飯事となっているようです。日々の業務をこなすのに精一杯で、新しいことはやりたくない、というお声もよく聞こえてきます。

業務過多は、業界の根強い課題ですね。解決策はないのでしょうか?

高橋:よく提示させていただく解決策の一つが、アウトソーシングです。

定期巡回や清掃、草むしりなどの業務をシルバー人材センターや専門業者に委託する、入居者対応をコールセンターに依頼する、仲介業者からの空室確認をWebや自動応答システムにするなど、仕事内容を精査し、他にお任せできる仕事は“外に出す”。

そこから業務改善を行い、収益を上げる体制づくりに繋げていく会社様が多いですね。

アウトソーシングを活用すると、どのようなメリットが生まれるのでしょうか?

高橋:まずは、アウトソーシングによって生まれた「余剰時間」が、生産性の向上に役立つ点でしょう。

例えば、今まで清掃や入居者対応、確認業務などに費やしていた時間を1日3時間とします。それらの業務をアウトソーシングできれば、その3時間はほぼ全て、リーシングや空室対策を始めとした稼働率改善業務、コンサルティング業務、新規管理受託業務など、本来注力するべき生産性の高い業務に使えるようになります。

1ヶ月で60時間、年間720時間が「売り上げづくり」に使われる効果は大きいです。

また、煩雑な業務が減った社員に、時間や体力、心の余裕が生まれることも大きな効果の一つですね。

仕事のひとつひとつにきちんと考える時間をとれるため、気持ちも前向きになります。オーナー様に喜ばれる「気の利いた」提案や対応を、先回りして提示できるケースも増えるでしょう。

さらに言えば、そうした「気の利いた人材」を育てる上でも、やはり余剰時間は必要です。時間がない中での「先輩を見て盗め」「やりながら覚えろ」という教育方法では、成長が本人の資質次第となり、提供できるサービスにもバラつきが生まれます。

一貫した教育の時間をとって優秀な社員を育てることができれば、オーナー様からの信頼をさらに深める重要な戦力となってくれるはずです。

確かにメリットは大きいですが、一方では、コストがかかって…というお声もありますね。

高橋:アウトソーシングにかけるコストを「高い」と思うか「安い」と思うか。経営者の皆さまそれぞれで判断は異なるかと思いますが、私は「創出した時間をどう使うか」によってパフォーマンスは変わってくると考えています。

業務が減っても計画性なく漫然と仕事を続けていると、余計なことにまで手を付けて今の業務が膨張したり、新たな雑務に時間を費やしたりするようになってしまいがちです。

そのような場合は生産性が上がらず、コストをかけるメリットをなかなか感じにくくなってしまうでしょう。

逆に、アウトソーシングでできた余剰時間をうまく使って業務内容や取り組み方を変化させ、新たな利益や顧客を生み出すことに注力できるようになれば、それは「価値のあるコスト」になるのではないでしょうか。

高橋:コストについて、弊社代表の藤澤がよく話すエピソードがあります。

ある社員が急遽荷物を送ることになりました。バイク便を使うと料金は3,000円。高いと思ったその社員は、自分で直接届けようとしていました。

しかし藤澤が話を聞くと、往復で2.5時間かかるとのこと。

「確かに自分で行けば交通費は数百円で済むが、その2.5時間で、あなたは3,000円以上の仕事ができるんじゃないか?」

藤澤の言葉にその社員は思い直し、すぐにバイク便を頼んだそうです。

なるほど、アウトソーシングの価値は金額の比較だけでは測れないのですね!

高橋:目先の金額に惑わされるのではなく、より高い価値を生む手段は何かを常に考えることが、上手なアウトソーシングの活用方法だと思います。

結局、アウトソーシングというのは、何かを成すための手段でしかないんですよね。コストカットや時間短縮はあくまでひとつの効果であって、ゴールではない。生まれた余剰時間や人手をどう使うかが重要です。

アウトソーシングは、賃貸管理の現状を改善するうえで、非常に有効な手段となり得るものです。単なる負荷軽減で終わらせず、余剰時間をうまく活用して生産性を高めていただけるよう、私たちコンサルタントも支援していきます。

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