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2021.04.19

賃貸管理会社が「テレワーク」に挑戦する際、最初に手を付けるべき3つのこと

事務所に行く理由をなくせ! 賃貸管理会社の働き方改革戦略

みなさん、こんにちは!

プロコール24現役オペレーターの「Dすけ(でぃーすけ)」です。

今回もいつもどおり、私たちのミッションである「クライアント様(管理会社様)の賃貸管理業務の効率化」という観点から、管理会社様の「もったいないなぁ! おしいなぁ!」の改善策を考えたいと思います。

今回のテーマは、すばり「テレワーク」

差し出がましくはありますが、賃貸管理会社様の働き方改革のための、私たちからのご提案です!

コロナによって変わる不動産会社の働き方

2020年4月に発令された最初の緊急事態宣言から、早いもので1年が経ちました。

残念ながらコロナの影響は想像以上に大きく、今なお予断を許さない状況が続いていますが、一方で、大きな変化を迎えたのは私たちの働き方。中でも「テレワーク」という働き方は、緊急事態宣言とともに急速に普及しました。

プロコール24をご利用いただく管理会社さまの中にも、テレワークに踏み切る会社は何社もいらっしゃいました。

しかしながら、どの会社様も初めてのテレワーク。慣れないワークスタイルに、昨年の春はこんなことも頻発しました…。

入居者さま
「以前連絡した室内修繕、まだ対応されてないんですけど! どうなってるんですか?!」
Dすけ
「申し訳ありません! 現在の状況を確認し、ご連絡いたします!」

進捗を確認するべくテレワーク中の担当のAさんに連絡します。……が。

Trrr…、Trrr…、ぜんぜん出ない!!

オーマイガー!!!

仕方なく事務所に連絡です。

事務所のスタッフさん
「あー、Aが担当の案件ですね! うーん、ただ、Aはご存じの通りテレワーク中なので、こちら(事務所)では進捗がわからないんですよねー。つかまえて確認ができたら、連絡しますね!」

結局Aさんじゃなきゃ分からない! 2度目のオーマイガー!!!

Dすけ
「申し訳ございません。確認にお時間をいただくため、状況がわかり次第のご連絡となります」
入居者さま
「は? さんざん待たせておいて答えがそれですか? ふざけるのもいい加減にしてください!」

3度目のオーマイガー!!!

 

実はその当時、Dすけもまた「テレワーク」で自宅からお電話をしていたのですが、そんなことは困っている入居者さまには関係のない話。

家族の前で怒られつつ、入居者様に平謝りしつつ、事態の収拾に奔走したのでした…。

それでも、賃貸管理会社のテレワーク実現を考える

先ほどの管理会社さまでは、テレワークの実施に伴って主に情報のやりとりや実際の対応の遅れが発生し、小さなクレームが大きく発展してしまいがちでした。

同様のことは他の会社でもしばしば見られ、中には折角テレワークに挑戦したものの、思うように業務が進められないからと、通常の勤務に切り替えてしまう会社も…。

そしてこの「挑戦してみたもののやっぱりテレワークむずかしい」の流れは、不動産業界に限らず他業界でも起こっているようです。先日、国交省からテレワーク実施率に関する発表がありましたが…、

https://www.mlit.go.jp/report/press/content/001391075.pdf

テレワーク人口の全体的な増加が見られる、という前向きな発表ではあるものの、中身を見てみると、昨春の緊急事態宣言中に大きく増加したテレワーク率が、夏にはがくんと下がってしまったことが分かります。

また、テレワーク実施率には地方と首都圏とで大きく差があり、地方都市圏の実施率は首都圏の3分の1程度にとどまっていました。

テレワークをやめた理由としては、「勤務状況が厳しくなった(仕事に支障、勤務時間が長くなる等)」(約47%)が約半数と断トツのトップ。やっぱり慣れない働き方は効率が下がりますよねえ。

しかし、そうは言ってもテレワークは「働き方改革」の鍵。今後はさらに重要度が高まるでしょうし、また、コロナ禍の状況悪化や別の災害によって、改めてテレワークが必要になる可能性もあります。万が一に備えてテレワークのできる環境を作っておくことは、きっとプラスになるはずです。

前置きが長くなりましたが、そこでいよいよ今回の主題です。

どうすれば賃貸管理会社もテレワークを実施できるのか。

プロコール24を利用されていて、かつテレワークも継続できている管理会社さまをヒントに、Dすけなりに「賃貸管理会社がテレワークを始めるための最初の一歩」を考えてみましたよ!

対策1:事務所に出勤しなければいけない原因を減らす

なぜテレワークが難しいのか。
その最大の理由は、おそらく「事務所に出勤する必要があるから」ではないでしょうか。(あまりにも当たり前ですが…)

では、なぜ事務所に出勤する必要があるのでしょう。
理由は簡単です。「事務所に用事があるから」です。(あまりにも以下略)

それなら、まずは「事務所に出社しないといけない用事を減らしてみること」から考えてみましょう!

たとえば、手を付けやすいのは「郵送物・書類」です。

解約通知、事務所への郵送でしか受け付けない、というルールではありませんか?

修理業者との見積もりや受発注のやりとり、FAXがメインになっていませんか?

まずは郵送やFAXによる「事務所に届く書類」を減らしてみましょう。それだけでも事務所に行く理由が減るはずです。

実際、テレワークをきっかけに解約受付のペーパーレス化に取り組んだ管理会社さまもいらっしゃいます。以前のコラムでもお伝えしましたが、解約はWEBでの受付も可能なのです。

それから、この手の変更はいきなり「全部」ではなく、一部から小さく始めるのがオススメ。少ない労力で無理なく進められますよ。

対策2:連絡手段を簡略化してコミュニケーションをスムーズに

テレワークを導入すると、意外に手間となるのが社員同士のコミュニケーションです。
電話をかけたり、メールを送信したり…、事務所で「ねえちょっとお願いなんだけどさ」と話しかける手軽さに比べて、ずいぶんとハードルが上がってしまいます。

この解決にはさまざまなツールが提供されていますが、まず手を付けてみるべきはチャットツールでしょう。

チャットはメールよりも気軽に、お互いにリアルタイムの状況を共有できるだけでなく、タスク管理機能が付いているものも多いのが特長です。

電話がつながらないときも、チャットで概要を伝えて、やってほしいことを「タスク」としてお願いし、進捗を管理できます。タスクをお願いされた方も、好きな時にチャットを確認して、好きな時にタスクに対応して、完了報告をリアルタイムで送信できます。スムーズな業務連絡に加えて、業務の抜け漏れも防ぐことができるのです。

対策3:事務所出勤組とテレワーク組の情報共有

恐らく最初は、社員全員での一斉テレワークは難しいと思います。一部のスタッフは事務所に出勤することになるでしょう。

そんなとき、「社内」と「社外」で情報・案件の共有がうまくいかないと、業務の効率が落ちるだけでなく、タスクの抜け漏れにも繋がりかねません。(冒頭の例がまさにそれですね)

個人間のチャットでタスク管理をすると同時に、何らかの方法でチーム単位での情報共有・タスク管理をしたいところです。

方法はいろいろあると思いますが、最初の一歩としやすいのがグーグルのスプレッドシートです。

タスク一覧をつくって情報をやり取りしたり、進捗を共有できたりすると、社内外のスムーズな連携が叶います。

スプレッドシートは自分以外の閲覧者の「カーソル」も見え、リアルタイムで入力の様子も伝わるので、よりリアルに情報の共有が図れます。それぞれが異なる場所に居ても、皆で複数の案件・業務を対応していれば、急にお休みをされる方がいてもフォローしやすいですよね。

 

以上、3つの方法を考えてみましたが、今回これらをオススメしたのには理由があります。

まずは、すぐに始められること。

そして、どれも無料(または自社のリソースのみ)で実践できます。

準備がおおがかりになるほどテレワーク導入は遠のきます。まずはスモールスタートを心がけてくださいね!

テレワーク導入支援ツール参考:
・チャットツール:Chatwork(オーナーズエージェントでも導入しています)
https://go.chatwork.com/ja/
・情報共有:Googleスプレッドシート
https://www.google.com/intl/ja_jp/sheets/about/

テレワーク実践のお手伝いも任せてハッピーに

以上、いくつかテレワークのヒントをお伝えしましたが、実はもうひとつ、賃貸管理会社がテレワークを導入するうえで役立つサービスが存在します。

その方法とは、「事務所に行く理由を減らし」てくれて、なおかつ「案件管理の手間を軽減し」てくれるサービスなのですが…、もうお分かりですね?

そうです。
事務所にかかってきてしまう「入居者からの電話」をなくすことのできる、コールセンターという選択肢もテレワークには非常に有用です!

 

事務所で電話を受ける必要がない=事務所に出勤する理由が1つ減ります。

また、プロコール24ならどんな内容の電話も受け付けられるうえに、案件の解決に向けて能動的に対応を進めます。騒音のクレームのような案件も、皆さんのお仕事の邪魔をすることなく対応し、その対応記録はいつでもどこでも、ご自宅からだって確認いただけるのです。

プロコール24は、きっと皆さまの働き方改革のお力になれるのではないかと思います。

ちなみに、チャットワークやスプレッドシートでプロコール24と連携し、効率よく業務を進められている会社さんもあります。テレワークの第一歩として、また、さらなる業務の効率化に向けて、プロコール24の導入もぜひ前向きにご検討ください。

プロコール24とDすけは、今後も管理会社の「頼れる右腕」を目指して頑張ってまいります♪

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